Datenschutzinformation für die digitale Veranstaltungsplattform

I. VERANTWORTLICHER UND DATENSCHUTZBEAUFTRAGTER

Wir, die

Gesundheitsforen Leipzig GmbH
Hainstraße 16
04109 Leipzig
T +49 341 98988 300
F +49 341 98988 9301
E kontakt@gesundheitsforen.net
Vertretungsberechtigte Geschäftsführer: Roland Nagel und Axel Schmidt

sind für die Verarbeitung Ihrer nachfolgend genannten personenbezogenen Daten im Rahmen der o.g. Veranstaltung verantwortlich. Wir verarbeiten Ihre personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“), dem Bundesdatenschutzgesetz („BDSG“) und allen weiteren datenschutzrechtlich relevanten Vorschriften.

II. ZWECKE UND RECHTSGRUNDLAGEN DER VERARBEITUNG

1. Allgemeines

Im Rahmen der Anmeldung zu unserer Veranstaltung haben wir bereits Ihre personenbezogenen Daten erhoben, die insbesondere beinhalten:

- Name, Vorname
- Anschrift
- E-Mail-Adresse
- Position
- Unternehmen

1. Anlässlich Ihrer Anmeldung haben Sie bereits eine eigenständige Datenschutzerklärung erhalten, auf die wir Bezug nehmen. Die Verarbeitung der vorgenannten personenbezogenen Daten erfolgt nunmehr auch, um Sie als berechtigter Online-Teilnehmer der Veranstaltung identifizieren zu können und unsere vertraglichen Leistungen erbringen zu können. Die Datenverarbeitung beruht insoweit auf Ihrer Anmeldung zur Veranstaltung und ist nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO für die Erfüllung des mit Ihnen bestehenden Vertrages zur Teilnehme an der Veranstaltung erforderlich. Soweit der Teilnahme-Vertrag mit Ihrem Arbeitgeber besteht, ergibt sich eine Rechtsgrundlage zur Verarbeitung der Daten aus Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO (Interessensabwägung).

2. Veranstaltungsteilnahme

Für die Durchführung unserer Online-Veranstaltung setzen wir technische Dienstleister zum Anbieten des Streams inkl. der Kommunikationstools ein. Die von uns eingesetzten Dienstleister werden unter Ziff 3 aufgeführt. Ihre personenbezogenen Daten werden an die Dienstleister übermittelt, soweit dies zur Durchführung der Veranstaltung erforderlich ist.

Die technischen Dienstleister erfassen dabei insbesondere solche Daten, die Sie etwaig selber zur Nutzung bereitstellen. Ferner verarbeiten die technischen Dienstleister die Dauer Ihrer Teilnahme, die Anzahl der Teilnehmer sowie sonstige „Kontextinformationen“ im Zusammenhang mit dem Kommunikationsvorgang (Metadaten).

Ferner werden technischen Daten, die zur Durchführung der Online-Veranstaltung erforderlich sind, verarbeitet. Dies umfasst insbesondere Ihre IP-Adresse, MAC-Adresse, Geräte-IDs, Gerätetyp, Betriebssystemtyp und -version, Client-Version sowie die Art der Verbindung.

Sofern innerhalb des Tools Inhalte ausgetauscht, hochgeladen oder in sonstiger Weise bereitgestellt werden, werden diese etwaig ebenfalls (übergangsweise) auf den Servern der Dienstleister gespeichert. Zu solchen Inhalten zählen insbesondere Chatnachrichten, Umfrageergebnisse und andere Informationen, die während der Teilnahme an der Online-Veranstaltung geteilt werden.

Bitte beachten Sie, dass wir nicht vollumfänglich Einfluss auf die Datenverarbeitungsvorgänge der eingesetzten Dienstleister haben. Unsere Möglichkeiten richten sich maßgeblich nach der Unternehmenspolitik des jeweiligen Anbieters. Weitere Hinweise zur Datenverarbeitung durch den jeweiligen Dienstleister können Sie den unter Ziff. 3 enthaltenen Angaben entnehmen.

Die technischen Dienstleister nutzen wir, um den mit Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber geschlossenen Veranstaltungsvertrag durchführen zu können. 3. Technische Dienstleister

3.1 XScreen

Die Plattform für die Durchführung unserer Veranstaltung wird von der Firma Xscreen e. K - Hans Umkehrer, Lindenweg 4, 82284 Grafrath, bereitgestellt. Der Subunternehmer Xscreen e.K. Hans Umkehrer stellt vertraglich abgesichert sicher, dass betriebliche Regelungen bestehen, die eine Verarbeitung personenbezogener Daten unter Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sowie die Regelungen dieses Vertrages sowie etwaiger sonstiger Weisungen des Auftraggebers gewährleisten. Verantwortlicher für Datenschutz des Auftragnehmers im Sinne Art. 4 Ziff. 7 DSGVO ist: Hans Umkehrer, Lindenweg 4, 82284 Grafrath.

Beim Aufruf der Plattform erfasst Xscreen automatisch Daten und Informationen vom System Ihres Geräts und speichert diese in sog. Server-Log-Files. Bei diesen Daten handelt es sich um Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Die Daten werden automatisch durch Ihren jeweiligen Browser beim Aufruf der Plattform übertragen. Hiervon sind folgende Angaben erfasst:

- Die Uhrzeit des Aufrufs der Plattform (Anfrage an den Server des Hostproviders);
- URL der Webseite von der Sie die Plattform aufgerufen haben;
- Das Betriebssystem, welches Sie verwenden;
- Typ und Version des von Ihnen verwendeten Browsers,
- IP-Adresse.

Zur Bereitstellung des Live-Streams nutzt der Plattformbetreiber das Video-Stream-Hosting der Linda und Sören Steinmann GbR, Am Sennehügel 20, 32052 Herford (nachfolgend „blitzvi-deoserver.de“). Bei der Nutzung des Live-Streams wird Ihr Browser ggf. personenbezogene Daten, insbesondere Ihre IP-Adresse, an blitzvideoserver.de übermitteln.

Zur Realisierung der digitalen Veranstaltungsplattform und den unterschiedlichen Teilleistungen hat die Firma Xscreen e.K. Hans Umkehrer zudem folgende Subunternehmer beauftragt:

Name / Anschrift des Subunternehmers

Beschreibung der Tätigkeit

AV liegt vor

* Yotribe stellt den Netzwerkraum/ Pausenraum wonderme innerhalb der digitalen Veranstaltungsplattform zur Verfügung. Insofern dieser von Ihnen nicht genutzt wird, erfolgt keine Datenweitergabe und Verarbeitung an und von Yotribe.

Rentman B.V.
Nobelstraat 2A
9512 EN Utrecht, NL

Rechnungs- und Logistikmanagement

Ja

Microsoft Corporation
One Microsoft Way
Redmond, WA 98052, USA

Email-Kommunikations-Tools, Tools zum Datenaustausch

Ja (Microsoft Online Services DPA)

Yotribe GmbH
Kommandantenstraße 77
10117 Berlin

Wonder.me / Virtual Meeting Rooms

-*

Die vertraglich vereinbarte Dienstleistung zwischen der Firma Xscreen e.K. Hans Umkehrer und der Gesundheitsforen Leipzig GmbH wird ausschließlich in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union erbracht.

Nach Übergabe der Daten verpflichtet sich die Firma Xscreen e.K. Hans Umkehrer, sämtliche in seinen Besitz sowie an Subunternehmer gelangte Daten, Unterlagen und erstellte Verarbeitungs- oder Nutzungsergebnisse, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, binnen Monatsfrist datenschutzgerecht zu löschen. Etwaige gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder sonstige Pflichten zur Speicherung der Daten bleiben unberührt.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten nach Vorgabe der Gesundheitsforen Leipzig GmbH im Sinne von Art. 4 Nr. 2 und Art. 28 und definiert sich wie folgt:

Beschreibung:Betrieb einer Landingpage, über die sich Interessenten zum Angebot der Gesundheitsforen Leipzig GmbH anmelden können.

Verarbeitung folgender Datenarten betroffener Personen

  • Akademischer Grad (optional)
  • Anrede (optional)
  • Vorname
  • Name
  • Email-Adresse

Ziel und Notwendigkeit der Verarbeitung

  • Anmeldemechanismus zum Angebot
  • Auslieferung von Videodaten an Interessenten

Kategorie betroffener Personen

  • Interessenten / Kunden des Auftraggebers

Aufzeichnung eines Videobildes und der als Sprecher / Dozent auftretenden Person(en)
Besondere Kategorie personenbezogener Daten: biometrische Daten / Bild- Audio- und Videodaten

Verarbeitung folgender Datenarten betroffener Personen

  • Videobild
  • Ton / Audio / Sprache

Ziel und Notwendigkeit der Verarbeitung

  • Erfüllung des Vertragsverhältnisses
  • Zur Verfügung stellen des Livestreams
  • Anmerkung: Es erfolgt keine dauerhafte Speicherung, Daten werden nur für die Zeit des Livestreams vorgehalten

Kategorie betroffener Personen

  • Dozenten / Sprecher, die vom Auftraggeber beauftragt werden

Die Verantwortlichen haben eine Vereinbarung über die Erbringung der Dienstleistung geschlossen, die im Einzelnen regelt, welchen Verantwortlichen welche datenschutzrechtlichen Pflichten treffen.

Nähere Informationen zum Datenschutz bei der Verwendung von XScreen können Sie der Datenschutzerklärung von XScreen entnehmen: https://xscreen.de/datenschutz/

3.2 Slido

Auf der Plattform ist die Q&A und Abstimmungsplattform Slido der sli.do s. r. o., Vajnorská 100/A, 831 04 Bratislava, Slowakei eingebunden. Über Slido können sie per Q&A Fragen an die Moderatoren und Referenten stellen, an Umfragen/Abstimmungen teilnehmen sowie mit anderen Teilnehmern über die Chatfunktion interagieren. Sie können Slido dabei entweder anonym nutzen oder aber unter Verwendung Ihres Namens und Ihrer Firma. Sofern Sie Ihren Namen und Ihre Firma in ihrem Benutzerprofil hinterlegen sind diese Angaben für andere Teil-nehmer sichtbar.

Soweit Sie Ihre Einwilligung erteilen, werden bei der Nutzung von Slido Cookies zu Analyse- und zu Werbezwecken verwendet. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über den integrierten „Privacy Manager“ erteilen oder widerrufen.

Nähere Informationen zu den von Slido eingesetzten Cookies erhalten Sie unter: https://www.sli.do/cookie-policy

a) Exponea

Slido verwendet für interessenbasierte Marketingzwecke, für Retargeting, zur Anlayse Ihres Nutzungsverhalten sowie zur Optimierung von Slido die Dienste der Exponea DE GmbH, Kemperplatz 1, 10785 Berlin.

b) Facebook Pixel

Weiterhin verwendet Slido den sog. „Facebook-Pixel“ der Facebook Inc, 1601 S California Ave, Palo Alto, California 94304, USA. Dadurch können den Nutzern von Slido im Rahmen des Besuches des sozialen Netzwerks Facebook oder anderer das Verfahren ebenfalls nut-zenden Webseiten interessenbezogene Werbeanzeigen („Facebook-Ads“) angezeigt werden.

Nähere Informationen zum Datenschutz bei der Verwendung von Slido können Sie der Datenschutzerklärung von Slido entnehmen: https://www.sli.do/terms#privacy-policy

III. DAUER DER SPEICHERUNG

Die unmittelbar von uns verarbeiten Daten löschen wir, sobald der Verarbeitungszweck wegfällt und keine Aufbewahrungspflichten bestehen. Gespeicherte Cookies verbleiben auf Ihrem Endgerät, bis Sie diese löschen.

IV. WEITERGABE ODER OFFENLEGUNG VON DATEN

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der oben genannten Zwecke benötigen (siehe Ziff. 2). Das gilt auch für von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen. Personenbezogene Daten werden von uns an Dritte nur übermittelt, wenn dies für die vorgenannten Zwecke erforderlich ist oder Sie zuvor eingewilligt haben.

V. IHRE RECHTE

Ihnen stehen bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte zu:

- Recht auf Auskunft über Sie betreffende personenbezogene Daten (Art. 15 DSGVO)
- Recht auf Berichtigung Sie betreffende unrichtige personenbezogene Daten (Art. 16 DSGVO)
- Recht auf Löschung personenbezogener Daten (Art. 17 DSGVO)
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 18 DSGVO)

Entsprechende Anträge können Sie postalisch an die Gesundheitsforen Leipzig GmbH, Hainstraße 16, 04109 Leipzig, oder per E-Mail an kontakt@gesundheitsforen.net gerichtet werden.

Sie haben darüber hinaus gemäß Art. 77 DS-GVO das Recht, sich bei der Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden perso-nenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Die zuständige Aufsichtsbehörde ist: Sächsischer Datenschutzbeauftragter, Devrientstraße 5, 01067 Dresden

Im Rahmen der Nutzung dieser digitalen Veranstaltungsplattform werden personenbezogene Daten von Ihnen durch uns verarbeitet und für die Dauer gespeichert, die zur Erfüllung der festgelegten Zwecke und gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist. Im Folgenden informieren wir Sie darüber, um welche Daten es sich dabei handelt, auf welche Weise sie verarbeitet werden und welche Rechte Ihnen diesbezüglich zustehen.

Personenbezogene Daten sind gemäß Art. 4 Nr. 1 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden "betroffene Person oder Nutzer") beziehen.

VI. IHRE RECHTE

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand April 2021.

Durch die Weiterentwicklung unserer Angebote darüber oder aufgrund geänderter gesetzlicher bzw. behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit auf der Webseite unter www.gesundheitsforen.net/datenschutz von Ihnen abgerufen und ausgedruckt werden.

Ansprechpartner

Bianca Damies, Referentin Netzwerk und Veranstaltung
Bild von Bianca Damies